Konversi Suatu Sistem Lama Ke Sistem Yang Baru Pada Suatu Organisasi Perusahaan

Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangkan menggantikan sistem yang lama. Tingkat kesulitan dan kompleksitas dalam pengkonversian dari sistem lama ke sistem baru tergantung pada sejumlah faktor. Jika konversi memanfaatkan perangkat lunakdengan pengaturan baru, database baru, kendali baru, jaringan baru dan perubahan drastis dalam prosedurnya, maka konversi menjadi agak sulit.

Empat metode konversi sistem terdiri atas :

  • Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy)

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama,sehingga apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama. Pendekatan sesuai untuk kondisi-kondisi sebagai berikut:

  1. Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain.
  2. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.
  3. Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.
  4. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem – sistem tersebut tidak berarti.

Keunggulan :

Relatif tidak mahal.

Kelemahan :

Mempunyai risiko kegagalan yang tinggi.

Berikut ini merupakan ilustrasi konversi langsung :


  • Konversi Paralel (Parallel Conversion)

Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua system sekaligus. Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu.

Kelebihan :

Memberikan derajat proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru.

Kelemahan :

Besarnya biaya untuk duplikasian fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut.

Berikutini  merupakan ilustrasi konversi paralel :


  • Konversi Bertahap (Phased Conversion)

Konversi bertahap dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan metode phased conversion, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, dan secara perlahan menggantikan sistem lama. Konversi bertahap dapat menghindarkan risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk beradaptasi terhadap perubahan. Untuk menggunakan metode phased conversion, sistem harus disegmentasi.

Kelebihan :

Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama période waktu yang luas.

Kelemahan :

Keperluan biaya yang diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.

Berikut ini merupakan ilustrasi konversi bertahap :


  • Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasi yang mencoba mengembangkan sistem baru.

Kelebihan :

Risiko lebih kecil dibanding konversi langsung, lebih murah daripada konversi paralel, koreksi kesalahan dapat dilakukan sebelum implementasi.

Kelemahan :

Membutuhkan area dari operasi untuk uji coba.

Berikut ini ilustrasi konversi pilot :

Untuk menghindari kesalahan yang umum terjadi dalam konversi sistem (sistem lama ke sistem baru) dalam suatu organisasi dapat dilakukan beberapa cara berikut (beserta asumsi) :

  1. Perusahaan harus mengkaji ulang visi, misi, serta tujuan yang akan dicapai serta mempelajari implementasi yang belum optimal
  2. Pelatihan sumber daya manusia (SDM) agar mampu menjalankan dan mengoptimalkan fungsi dari sistem informasi baru yang diterapkan.
  3. Pemimpin perusahaan harus mengetahui dan mengerti mengenai pentingnya penerapan sistem baru di perusahaan sehingga memberikan perhatian terhadap implementasi sistem baru tersebut di perusahaan.
  4. Perusahaan harus memberikan perhatian terhadap bagian pengolahan informasi, sehingga karir pada bagian ini jelas, hal ini dapat merangsang karyawan agar mau ditempatkan pada bagian tersebut.
  5. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama.
  6. Perusahaan perlu menyediakan prosedur dalam mengaplikasikan sistem baru, dengan asumsi tidak semua SDM bersangkutan dapat cepat tanggap.

Daftar Pustaka

http://www.scribd.com/doc/37939009/Konversi-Sistem-9

http://goweluyo.blogspot.com/2010/12/implementasi-sistem.html

File PDF :  Konversi Suatu Sistem Lama Ke Sistem Yang Baru Pada Suatu Organisasi Perusahaan


Outsourcing Dalam Pengembangan Dan Penerapan Sistem Informasi Pada Organisasi

Definisi dari Outsourcing menurut  O’Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya “Introduction to Information Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Tujuannya agar organisasi dapat lebih berkonsentrasi kepada aktivitas inti bisnisnya dengan mepertimbangkan aspek investasi, risiko, dan efisiensi. Alasan penggunaan outsourcing pada umumnya adalah  penghematan biaya (cost saving), lebih fokus pada kegiatan utama (core business), pemanfaatan sumber daya (resource), waktu, dan infrastruktur yang lebih baik.

Keunggulan :

  1. Biaya menjadi lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun sendiri fasilitas SI dan TI.
  2. Memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam bidang SI/TI.
  3. Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri dalam menjalankan dan mengembangkan bisnis intinya.
  4. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian dari perusahaan outsource dalam mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan.
  5. Mempersingkat waktu proses karena beberapa outsourcer dapat dipilih sekaligus untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan perusahaan.
  6. Fleksibel dalam merespon perubahan SI yang cepat sehingga perubahan arsitektur SI berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan. penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource.
  7. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi, sehingga mengurangi resiko kegagalan investasi.

Kelemahan :

  1. Permasalahan pada moral karyawan, penanganan masalah karyawan outsource lebih sulit dibandingkan karyawan tetap.
  2. Kurangnya kontrol perusahaan pengguna terhadap sistem informasi yang dikembangkan dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian kontrak.
  3. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk.
  4. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.
  5. Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource.
  6. Perubahan dalam gaya manajemen.
  7. Proses seleksi kerja yang berbeda.
  8. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal.

Faktor-faktor yang menentukan keberhasilan outsourcing yaitu :

  1. Memahami maksud dan tujuan perusahaan.
  2. Memiliki visi dan perencanaan strategis.
  3. Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa.
  4. Melakukan pengawasan dan pengelolaan terus menerus terhadap hubungan antarperusahaan dan pemberi jasa.
  5. Memiliki kontrak yang cukup tersusun dgn baik.
  6. Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau kelompok terkait.
  7. Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan manajemen.
  8. Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yg menyangkut karyawan.

Daftar Pustaka

http://www.outsource2india.com/why_india/articles/outsourcing-versus-insourcing.asp.

http://www.scribd.com/doc/39417324/Membandingkan-an-Sistem-Informasi-Secara-Outsourcing-Dan-In-Sourcing

File PDF :  Outsourcing Dalam Pengembangan Dan Penerapan Sistem Informasi Pada Organisasi


Perbedaan Dalam Pengembangan Software Dengan Pengembangan Sistem Informasi

Metode pengembangan perangkat lunak dikenal dengan istilah SDLC (Software Development Life Cycle). Metodologi ini menjadi perhatian sangat istimewa pada proses rekayasa perangkat lunak. Karena dengan metodologi SDLC yang digunakan akan sangat menentukan sukses tidaknya proyek software. Contoh dari SDLC antara lain :

  • Prototyping, dimulai dengan pengumpulan kebutuhan, mendefinisikan objektif keseluruhan dari software, mengidentifikasikan segala kebutuhan, kemudian dilakukan “perangcangan kilat” yang difokuskan pada penyajian aspek yang diperlukan.
  • Spiral, model proses software evolusioner yang merangkai sifat iteratif dari prototipe dengan cara kontrol dan aspek sistematis, serta memiliki potensi untuk pengembangan versi pertambahan software secara cepat.
  • Waterfall, merupakan SDLC tertua karena sifatnya yang natural. Urutan SDLC waterfall ini bersifat serial dari proses perencanaan, analisa, desain, dan implementasi pada sistem.

Sedangkan untuk pengembangan sistem informasi, terbagi atas beberapa kategori berikut ini :

  1. Dipandang dari metodologi yang digunakan :
  • Pendekatan Klasik (Clasical approach)

Disebut juga pengembangan tradisional/konvensional adalah pengembangan sistem dengan mengikuti tahapan pada system life cycle.

  • Pendekatan Terstruktur (structured approach)

Pendekatan ini dimulai pada awal tahun 1970, dan dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik (techniques) yg dibutuhkan dalam pengembangan sistem.

  1. Dipandang dari sasaran yang dicapai :
  • Pendekatan Sepotong (piecerneal approach)

Pendekatan yg menekankan pada suatu kegiatan / aplikasi tertentu.

  • Pendekatan Sistem (systems approach)

Pendekatan yg menekankan pada sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi

  1. Dipandang dari cara menentukan kebutuhan dari Sistem :
  • Pendekatan Bawah Naik (Bottom Up Approach)

Pendekatan dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan.

  • Pendekatan Atas Turun

Dimulai dari level atas yaitu level perencanaan strategi.

  1. Dipandang dari cara mengembangkannya :
  • Pendekatan Sistem Menyeluruh

Pendekatan yg mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh(merupakan ciri -ciri pendekatan klasik )

  • Pendekatan Moduler

Pendekatan yg berusaha memecah sistem yg rumit menjadi beberapa bagian / modul yg sederhana (merupakan ciri -ciri pendekatan terstruktur )

  1. Dipandang dari teknologi yg digunakan :
  • Pendekatan Lompatan jauh (great loop approach)

Pendekatan yg menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak penggunaan teknologi canggih.

  • Pendekatan Berkembang (evolutionary approach)

Pendekatan yg menerapkan perubahan canggih hanya untuk aplikasi yg memerlukan saja, dan akan terus berkembang.

Perbedaan yang terlihat jelas antara pengembangan software dengan pengembangan system informasi adalah dalam pengembangan software lebih bersifat aplikasi untuk pengguna akhir dan sangat berkaitan dengan pengguna operasional dan pencapaian keunggulan kompetitif perusahaan. Berkaitan dengan keunggulan kompetitif perusahaan, meliputi keamanan, akses informasi, strategi bisnis dan sarana yang penting bagi semua fungsi bisnis, proses bisnis dalam suatu organisasi serta meningkatkan daya saing perusahaan.

Dalam pengembangan sistem informasi, organisasi harus mampu melakukan perubahan yang mendasar baik terkait dengan perubahan, kebijakan, struktur organisasi, perubahan lingkungan, perubahan hubungan antara user dengan sistem informasi, proses dan peralatan, serta mengantisipasi risiko yang mungkin terjadi.

Daftar Pustaka

http://teknologi.kompasiana.com/gadget/2010/12/13/sdlc-software-development-life-cycle/

http://abfahtech-systems.blogspot.com/2010/11/metodologi-pengembangan-software.html

http://jemeinulle.blogspot.com/2010/11/pendekatan-pengembangan-sistem.html

http://primadona.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/15/questions-1-perbedaan-pengembangan-software-dengan-pengembangan-sistem-informasi/

File PDF :  Perbedaan Dalam Pengembangan Software Dengan Pengembangan Sistem Informasi


Penyebab Kegagalan SI Pada Suatu Organisasi

Contoh penerapan sistem informasi di suatu organisasi yang telah banyak digunakan adalah  Enterpriise Resource Planning (ERP) dan Customer Relationship Management (CRM). Dalam penerapan ERP, kegagalan dapat terjadi, hal ini dapat disebabkan oleh tanda-tanda:

  • Kurangnya komitmen top management
  • Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)
  • Cacatnya proses seleksi software ( terburu-buru memutuskan)
  • Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
  • Kurangnya ‘buy in’
  • Kesalahan penghitungan waktu implementasi
  • Tidak cocoknya software dgn business process
  • Kurangnya training dan pembelajaran
  • Cacatnya project design & management
  • Kurangnya komunikasi
  • Saran penghematan yang menyesatkan

Menurut Brown and Vessey (2003), terdapat 5 faktor yang harus dikelola dengan baik agar proses implementasi ERP berjalan dengan sukses yaitu :

  1. Top management is engaged in the project, not just involved

Seorang manajer harus terikat dalam proyek tersebut mulai dari
perencanaan, pengembangan, implementasi dan monitoring.

  1. Project leaders are veterans, and team members are decision makers

Seorang project leader harus memiliki pengalaman yang cukup dan
memberikan kebebasan bagi anggotanya untuk mengambil keputusan.

  1. Third parties fill gaps in expertise and transfer their knowledge

Seorang konsultan harus menjadi penengah antara perusahaan dan vendor. Selain itu konsultan berfungsi untuk transfer knowledge kepada perusahaan agar pada saat konsultan pergi maka perusahaan tetap dapat melakukan operasinya.

  1. Change management goes hand-in-hand with project planning

Implementasi project harus sejalan dengan manajemen perubahan perusahaan karena di tengah jalan rencana dapat berubah sehingga harus cepat menyesuaikan dengan perubahan yang ada.

  1. A satisfying mindset prevails

Harus ada tingkat kepuasan yang sama dari seluruh pihak yang terlibat dalam project karena jika ada pihak yang belum puas dapat menghambat implemenatsi proyek

Kunci sukses implementasi CRM yaitu :

  • Evaluasi secara terus-menerus, dengan adanya kontrol adaptasi terhadap perubahan dapat terus dilakukan. Tentu saja adaptasi dilakukan secara perlahan, agar yang melaksanakan tidak ‘kaget’ sehingga dapat dilakukan dengan baik, lebih termotivasi dan produktivitasnya juga meningkat.
  • Eksekutif perusahaan bertanggung jawab akan penentuan arah strategis, dan cara implementasi yang dilakukan di lingkungan internal perusahaan.
  • Relationship merupakan inti dari CRM, jadi yang terpenting bukan hanya menambah hubungan yang baru (dengan pelanggan), tetapi juga mempertahankan bahkan meningkatkan hubungan dengan pelanggan yang sudah menjadi prospek bagi perusahaan.
  • Membuat strategi bisnis yang berpusat pada pelanggan sebelum membahas teknologi yang dibutuhkan.
  • Membuat perincian dari proyek CRM kepada bagian yang mudah dikelola dengan membuat program contoh mengenai sasaran-sasaran jangka pendek.
  • Memastikan perencanaan CRM sudah menggunakan model yang tepat, perlu berhati-hati tentang yang terbaik untuk perusahaan.
  • Tidak meremehkan jumlah data yang terkumpul, sehingga dapat memastikan perluasan sistem yang mungkin akan dibutuhkan ke depannya.
  • Bijaksana dalam pengumpulan dan penyimpanan data. Penyimpanan data yang sebenarnya tidak diperlukan malah akan menghamburkan waktu dan uang.

Rosemary Cafasaro dalam O’Brien (2005) menyatakan beberapa faktor yang menyebabkan kesuksesan atau kegagalan penerapan sistem informasi dalam suatu organisasi/perusahaan. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan tersebut antara lain karena adanya dukungan dari manajemen eksekutif, keterlibatan end-user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas, perencanaan yang matang dan harapan perusahaan yang nyata. Beberapa hal yang menunjukkan penyebab kegagalan berdasarkan faktor-faktor tersebut adalah ketika pihak manajemen eksekutif tidak mendukung sistem evaluasi dan pengambilan keputusan dalam perusahaan, sehingga dapat menimbulkan ‘komando’ yang membingungkan, dari pihak end user diharapkan timbal-balik atas apa yang telah diterima sebagai bahan evaluasi. Pengembangan sistem informasi sebagai salah satu sarana pencapaian tujuan perusahaan, sehingga keduanya harus relevan, serta perlu disiapkan dengan baik dan matang. Selain itu, perusahaan harus memiliki harapan yang nyata, yaitu yang ingin dicapai dan berusaha dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari pengembangan atau penerapan sistem informasi dapat terjadi.

Daftar Pustaka

http://hendrawan28.wordpress.com/2009/04/30/pemanfaatan-sistem-perencanaan-sumber daya-erp-pada-perusahaan-pakan-ternak-charoen-pokphan-indonesia/

http://terapibisnis.com/artikel-tb/85-implementasi-customer-relationship-management-crm-dalam-meningkatkan-loyalitas-pelanggan.html

File PDF :  Penyebab Kegagalan Dalam Pengembangan Maupun Penerapan Sistem Informasi Pada Suatu Organisasi


Penggunaan Sistem Informasi Untuk Menunjang Strategis Suatu Perusahaan

Peran sistem informasi menurut O’brian adalah untuk menunjang kegiatan bisnis operasional, menunjang manajemen dalam mengambil keputusan, dan menunjang keunggulan strategi kompetitif organisasi. Sebagai implikasinya secara konseptual sistem informasi dapat dikelompokkan dalam opperations support systems dan management support systems. Wheterbee (1988) menyatakan kerangka sistem informasi terdiri atas :

  • Transaction Processing System

e.g  :  pemrosesan transaksi penjualan, sistem penggajian pegawai, sistem penentuan giliran kerja di pabrik.

  • Information Providing System

e.g  :  summary report atau exeption report.

  • Decision Support System

e.g  :  informasi digunakan sebagai alat bantu pengambilan keputusan, melibatkan penggunaan model matematika/statistika/ ekonometrika.

  • Programmed Decision Making System

e.g  :  banyak dari sistem ini telah menggunakan pendekatan expert system.

Sistem informasi, dengan dukungan teknologi informasi menjadi komponen penting dalam suatu bisnis yang sukses dalam menjalankan proses usahanya, karena mampu membantu dalam pengembangan bisnis dan mengelola keunggulan kompetitif. Sistem informasi mengintegrasikan sumber daya manusia, teknologi (hardware, software, dan jaringan komunikasi), sumber data serta kebijakan dan prosedur kerja, untuk mengelola informasi dalam sebuah organisasi. Informasi dapat digolongkan menjadi dua jenis, yaitu sistem pendukung operasional dan sistem pendukung manajemen yang ditunjukkan pada Gambar 1.

Gambar 1. Sistem Informasi untuk Organisasi Bisnis

(blog.trisakti.ac.id)

Keri Pearlson dan Carol Saunder (pada docs.google.com) menyatakan bahwa pengaruh sistem informasi pada organisasi yitu framework sederhana untuk memahami pengaruh SI pada organisasi adalah the information systems strategy triangle (seperti tampak pada Gambar 2), kesuksesan dapat diperoleh pada perusahaan yang memiliki sebuah strategi bisnis penolakan (overriding), strategi bisnis ini mengendalikan organisasi dan strategi informasi, dan semua keputusan diambil berdasarkan tujuan bisnis perusahaan.

Gambar 2. The Information Systems Strategy Triangle

Strategi bisnis menjadi pusat yang mengendalikan strategi organisasi dan strategi informasi, perubahan pada salah satu strategi akan membutuhkan penyesuaian agar tetap setimbang, dan strategi sistem informasi selalu memiliki konsekuensi serta dipengaruhi oleh strategi-strategi lain yang diterapkan perusahaan. Pada Gambar 3. Diperlihatkan tiga strategi untuk memperoleh keunggulan yang kompetitif (Porter’s Competitive Advantage). Keseluruhan strategi bisnis pada suatu perusahaan akan menggerakkan seluruh strategi lainnya, Porter mendefinisikan keunggulan kompetitif ini untuk menggambarkan beragam strategi bisnis yang ditemukan di pasar. Sebagai contoh, perusahaan yang menggunakan strategi cost leadership adalah Walmart, Suzuki, Overstock.com; perusahaan yang menggunakan strategi differentiation adalah Coca Cola, Progressive Insurance, Publix; perusahaan yang menggunakan strategi focus adalah The Ritz Carlton, Marriott.

Gambar 3. Tiga Strategi untuk Mencapai Keunggulan Kompetitif

Sistem informasi memungkinkan sebuah bisnis diimplementasikan berdasarkan strategi bisnisnya, dan membantu penjabaran kemampuan perusahaan. Empat kunci komponen infrastruktur sistem informasi adalah kunci untuk strategi sistem informasi seperti ditunjukkan pada Gambar 4. Komponen kunci tersebut dapat membantu general manager dalam menilai isu kritis dari siste, informasi.

Gambar 4. Matriks Strategi Sistem Informasi

Sebagai contoh penerapan sistem informasi dalam suatu bisnis adalah dengan E-Business yang dibagi menjadi 4 bagian : [www.makalahmanajemen.com]

  • Customer Relationship Management (CRM) : sistem kustomisasi real time yang memanajemen kustomer dan melakukan personalisasi produk dan servis berdasarkan keinginan customer atau menyangkut hubungan antaraØ perusahaan dengan konsumen yang meliputi : Sales, pemasaran, data-data penjualan dan pelayanan,  anggapan dari konsumen.
  • Enterprise Resource Planning (ERP) : sistem informasi pendukung e-business, yang menyediakan berbagai macam kebutuhan perusahaan seperti supply chain, CRM, marketing, warehouse, shipping, dan payment, serta mampu melakukan otomatisasi proses bisnis atau  menyangkut hubungan dalam-internal perusahaan tersebut, yang meliputi : Production planning, integrated logistics, Accounting and Finance, Human Resource, Sales and distribution, order management.
  • Enterprise Aplication Program (EAI) : merupakan konsep integrasi berbagai proses bisnis dengan memperbolehkan mereka saling bertukar data berbasis message. EAI berfungsi sebagai penghubung ERP dengan SCM atau ERP dengan CRM.
  • Supply Chain Management (SCM) : manajemen rantai supply secara otomatis terkomputerisasi. SCM menyangkut hubungan antara perusahaan dengan supplier.

Daftar Pustaka :

http://blog.trisakti.ac.id/informazi/2010/04/08/penerapan-sistem-informasi-pada-organisasi-bisnis/

https://docs.google.com/present/view?hl=en&id=dk422md_394f5d8mhc6

https://docs.google.com/present/view?id=dk422md_378hcfhn3cz

http://www.makalahmanajemen.com/2010/05/makalah-sistem-informasi-e-business.html

File PDF :  Penggunaan Sistem Informasi Untuk Menunjang Strategis Suatu Perusahaan


Perbandingan Insourcing, Outsourcing, dan Co-Sourcing dalam Implementasi Pada Perusahaan

INSOURCING

Definisi dari Insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja di luar perusahaan secara fulltime, fifty-fifty atau temporary. Kompensasi diterima dengan mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atausharing dengan perusahaan asalnya, atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji (Zilmahram, 2009). Insourcing juga dapat didefinisikan sebagai transfer pekerjaan dari satu organisasi ke organisasi lain yang terdapat di dalam negara yang sama. Selain itu,Insourcing dapat pula diartikan dengan suatu organisasi yang membangun fasilitas atau sentra bisnis baru yang mengkhususkan diri pada layanan atau produk tertentu (en.wikipedia.org). Dalam kaitannya dengan TI, Insourcing atauContracting merupakan delegasi dari suatu pekerjaan ke pihak yang ahli (spesialis TI) dalam bidang tersebut dalam suatu perusahaan.

Alasan Penggunaan Insourcing

Organisasi biasanya memilih untuk melakukan insourcing dalam rangka mengurangi biaya tenaga kerja dan pajak. Organisasi yang tidak puas denganoutsourcing kemudian memilih insourcing sebagai penggantinya. Beberapa organisasi merasa bahwa dengan insourcing mereka dapat memiliki dukungan pelanggan yang lebih baik dan kontrol yang lebih baik atas pekerjaan mereka daripada dengan meng-outsourcing-nya (www.outsource2india.com). Sedangkan menurut Zilmahram (2009), Insourcing dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut:

1.  Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan di dalam perusahaan.

2.  Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu tidak dibutuhkan lagi di dalam perusahaan.

3.  Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru di luar perusahaan.

Keuntungan dan Kelemahan dari Insourcing.

Beberapa keuntungan dari pengelolaan SI dan TI dengan sistem insourcing antara lain :

  1. Perusahaan memiliki kendali yang besar terhadap SI/TI-nya sendiri.
  2. Mengurangi biaya tenaga kerja karena biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya yang dikeluarkan untuk pekerja outsource.
  3. Menyalurkan pemanfaatan kompetensi perusahaan secara optimal.
  4. Memiliki kemampuan untuk melihat keseluruhan proses pengembangan SI.
  5. Sistem Informasi yang dibuat dapat direncanakan secara terstruktur sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
  6. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap SI karena proses pengembangannya dilakukan oleh internal perusahaan tersebut.
  7. Lebih mudah dalam mengintegrasikan SI yang dikembangkan oleh perusahaan dengan sistem yang sudah ada.
  8. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dimodifikasi serta dikontrol keamanan aksesnya (security acces).
  9. Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif (competitif advantage) perusahaan dibandingkan pesaing.

Beberapa kelemahan dengan sistem insourcing, antara lain :

  1. Membutuhkan investasi yang tinggi karena biaya pembuatan sistem harganya sangat mahal.
  2. Pengembangan SI dapat memakan waktu yang lama karena harus merancangnya dari awal.
  3. Adanya communication gap antara IT Specialist danuser.
  4. Kesulitan dalam menyatakan kebutuhanusers sehingga menyulitkan spesialis TI dalam memahaminya dan seringkali hal ini menyebabkan SI yang dibuat kurang memenuhi kebutuhanuser.
  5. Adanya resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan jika terjadi masalah atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan informasi.
  6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang SI/TI yang kompeten dan memilikiskill yang memadai dapat menyebabkan kesalahan/resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan.
  7. Perusahaan belum tentu mampu melakukan adaptasi dengan perkembangan TI yang sangat pesat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang up to date.

OUTSOURCING

Definisi dari Outsourcing menurut  O’Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya “Introduction to Information Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal. Outsourcing TI juga dapat diterjemahkan dengan penyediaan tenaga ahli yang profesional di bidang TI untuk mendukung dan memberikan solusi guna meningkatkan kinerja perusahaan. Hal ini dikarenakan sering kali suatu perusahaan mengalami kesulitan untuk menyediakan tenaga TI yang berkompeten dalam mengatasi kendala-kendala TI maupun operasional kantor sehari-hari (www.midas-solusi.com). Jadi,outsourcing adalah pemberian sebagian pekerjaan yang tidak bersifat rutin (temporer) dan bukan inti perkerjaan di sebuah organisasi/perusahaan ke pihak lain atau pihak ketiga.

Berikut ini merupakan gambar diagram yang menunjukkan proses apa saja yang dilakukan dalam lewat cara outsourcing.

Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan outsourcing.

Alasan Penggunaan Outsourcing

Menurut Rahardjo (2006), outsourcing sudah tidak dapat dihindari oleh perusahaan. Berbagai manfaat dapat dipetik dari melakukan outsourcing, seperti penghematan biaya (cost saving), perusahaan bisa memfokuskan diri pada kegiatan utamanya (core business), dan akses pada sumber daya (resources) yang tidak dimiliki oleh perusahaan.Al asan yang sama juga dikemukakan dalamwww.outsource2india.com dimana kebanyakan organisasi memilih outsourcing karena mendapatkan keuntungan dari biaya rendah (lower costs) dan layanan berkualitas tinggi (high-quality services). Selain itu, outsourcing juga dapat membantu organisasi dalam memanfaatkan penggunaan sumber daya, waktu dan infrastruktur mereka dengan lebih baik. Outsourcing juga memungkinkan organisasi untuk mengakses modal intelektual, berfokus pada kompetensi inti, mempersingkat waktu siklus pengiriman dan mengurangi biaya secara signifikan. Dengan demikian, organisasi akan merasa outsourcing merupakan strategi bisnis yang efektif untuk membantu meningkatkan bisnis mereka. Dalam outsourcing, outsourcer dan mitra outsourcing-nya memiliki hubungan yang lebih besar jika dibandingkan dengan hubungan antara pembeli dan penjual. Hal ini dikarenakan outsourcer mempercayakan informasi penting perusahaan kepada mitra outsourcing-nya. Salah satu kunci kesuksesan dari outsource adalah kesepakatan untuk membuat hubungan jangka panjang (long term relationship) tidak hanya pada proyek jangka dekat. Alasannya sangat sederhana, yaitu outsourcer harus memahami proses bisnis dari perusahaan. Perusahaan juga akan menjadi sedikit tergantung kepada outsourcer (Rahardjo, 2006). Saat ini, outsourcing tidak lagi terbatas pada outsourcing layanan TI tetapi juga sudah merambah ke bidang jasa keuangan, jasa rekayasa, jasa kreatif, layanan entry data dan masih banyak lagi.

Keuntungan dan Kelemahan dari Outsourcing.

Hal-hal yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam memilih outsourcing adalah harga, reputasi yang baik dan pengalaman  dari pihak provider outsourcing, tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider, pengetahuan pihak provider mengenai bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan, dan eksistensinya, serta beberapa faktor pendukung lainnya.

Beberapa keuntungan dari pengelolaan SI dan TI dengan sistem outsourcing antara lain :

  1. Biaya menjadi lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun sendiri fasilitas SI dan TI.
  2. Memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam bidang SI/TI.
  3. Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri dalam menjalankan dan mengembangkan bisnis intinya, karena bisnis non-inti telah didelegasikan pengerjaannya melaluioutsourcing.
  4. Dapat mengeksploitasiskill dan kepandaian dari perusahaanoutsource dalam mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan.
  5. Mempersingkat waktu proses karena beberapaoutsourcer dapat dipilih sekaligus untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan perusahaan.
  6. Fleksibel dalam merespon perubahan SI yang cepat sehingga perubahan arsitektur SI berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan karena perusahaanoutsource SI pasti memiliki pekerja TI yang kompeten dan memilikiskill yang tinggi, serta penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource.
  7. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi

Beberapa kelemahan penggunaan sistem outsourcing antara lain :

  1. Permasalahan pada moral karyawan, pada kasus yang sering terjadi, karyawan outsource yang dikirim ke perusahaan akan mengalami persoalan yang penangannya lebih sulit dibandingkan karyawan tetap.
  2. Kurangnya kontrol perusahaan pengguna terhadap sistem informasi yang dikembangkan dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian kontrak.
  3. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk.
  4. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.
  5. Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource.
  6. Perubahan dalam gaya manajemen.
  7. Proses seleksi kerja yang berbeda.
  8. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal

Faktor-faktor yang menentukan keberhasilan outsourcing yaitu :

  1. Memahami maksud dan tujuan perusahaan.
  2. Memiliki visi dan perencanaan strategis.
  3. Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa.
  4. Melakukan pengawasan dan pengelolaan terus menerus terhadap hubungan antarperusahaan dan pemberi jasa.
  5. Memiliki kontrak yang cukup tersusun dgn baik.
  6. Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau kelompok terkait.
  7. Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan manajemen.
  8. Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yg menyangkut karyawan.

SELF-SOURCING

SelfSourcing merupakan pendekatan dalam proses pengerjaan operasional atau pengerjaan proyek suatu perusahaan yang dilakukan oleh pihak internal perusahaan, yaitu para pekerja yang berhubungan dengan proyek yang dikerjakan dengan kontribusi minim dari spesialis IT, atau mengandalkan keahlian yang sudah ada. Pekerja IT dalam perusahaan tersebut mengembangkan sistem informasi yang nantinya akan digunakan oleh perusahaan itu sendiri. Jadi inti dari selfsourcing adalah pengerjaan suatu proyek dalam hal ini sistem informasi suatu perusahaan oleh perusahaan itu sendiri, atau secara internal dikembangkan oleh perusahaan itu sendiri. Proses atau metode perancangan sistem informasi untuk selfsourcing biasanya menggunakan metode perancangan sistem yang biasanya melakukan demonstrasi sistem terlebih dahulu pada client (sistem belum sempurna), yang gunanya untuk mengetahui lebih lagi akan keinginan client terhadap sistem yang dibuat, sehingga sistem yang tadinya belum sempurna dapat dikembangkan lagi atau lebih disempurnakan.

Keuntungan dan Kelemahan dari Self-sourcing.

Beberapa keunggulan penggunaan selfsourcing antara lain :

  1. Dapat mengatur sendiri atau memutuskan syarat-syarat yang diperlukan untuk membangun sistem informasi.Karena sistem dibangun oleh pekerja internal perusahaan dan produknya nanti juga diperuntukkan perusahaan itu sendiri, maka perusahaan itu punya hak penuh dalam menentukan requirement atau syarat-syarat atau kebutuhan yang diperlukan dalam mengembangkan sistem informasi tersebut, sehingga dalam pengelolaannya, manajer perusahaan dapat mengontrol biaya yang dikeluarkan dalam mengembangkan sistem tersebut.
  2. Meningkatkan partisipasi pekerja dan rasa kepemilikan pekerja terhadap perusahaan.Dengan mempekerjakan pekerja internal perusahaan dalam mengembangkan sistem, berarti partisispasi pekerja akan meningkat, dan diharapkan rasa kepemilikan pekerja terhadap perusahaan semakin meningkat, walaupun itu belum tentu terjadi.
  3. Waktu yang diperlukan untuk mengembangkan sistem informasi tergolong cepat. Karena sistem informasi dikembangkan dalam perusahaan itu sendiri, maka proses pengembangan sistem informasi akan lebih cepat, karena setiap kebutuhan yang diperlukan oleh pekerja IT mengenai perusahaan akan segera didapat, juga apabila perusahaan ingin menambahkan sesuatu pada sistem informasi, perusahaan hanya perlu mengkonfirmasi pekerja IT perusahaan tersebut, dan pekerja IT akan dapat langsung mengerjakan perubahaanya.

Ada juga beberapa kelemahan penggunaaan selfsourcing :

  1. Kurangnya keahlian pekerja IT dalam perusahaan yang menyebabkan sistem yang dibangun menjadi kurang maksimal.
  2. Tidak cukupnya alternatif disain sistem IT menyebabkan tersendatnya pengembangan sistem ke tahap berikutnya.
  3. Dokumentasi yang minim dan kurangnya dukungan dari luar menyebabkan sistem yang dibangun akan mempunyai umur yang pendek.

CO-SOURCING

Jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas dimana hubungan antara perusahaan dan rekanan lebih erat dari sekedar hubungan outsourcing. Contohnya adalah dengan memperbantukan tenaga ahli pada perusahaan pemberi jasa untuk saling pendukung kegiatan masing-masing perusahaan.

Keuntungan dan Kelemahan dari Co-sourcing.

Keunggulan pemilihan co-sourcing sebagai alternatif pengembangan sistem informasi dalam suatu perusahaan antara lain:

  1. Tim berada di bawah arahan dan kontrol langsung perusahaan sehingga kinerja pihak ketiga dapat langsung diawasi oleh perusahaan.
  2. Tim yang dibentuk memiliki standar kualitas tinggi sesuai dengan kebutuhan baik dari segi kuantitas maupun kualitas.
  3. Standar, prosedur dan metodologi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
  4. Tim mempunyai sense of ownership and accountable dalam membangun sistem.
  5. Tim merupakan kepanjangan tangan dari perusahaan sehingga kepercayaan perusahaan dapat dijaga.
  6. Pekerjaan yang dilakukan dapat menjadi sarana pembelajaran bagi seluruh komponen perusahaan.

Beberapa kelemahan pemilihan co-sourcing dalam pengembangan sistem informasi, yaitu:

  1. Kemungkinan akan terbaginya SDM yang memiliki kompetensi dalam fokus bisnis yang dilaksanakan.
  2. SDM dari perusahaan hanya disertakan sampai rancangan penyusunan dan pengembangan sistem sehingga perusahaan sulit melakukan perbaikan dan pengembangannya lebih lanjut.

Dari bentuk kontrak diatas outsourcing dapat dikategorikan menjadi 4 macam yang menurut The Computer Sciences Corporation (CSC) Index adalah sebagai berikut:

  1. Total outsourcing, outsourcing secara total pada seluruh komponen SI
  2. Selective outsourcing, outsorcing hanya pada komponen-komponen tertentu
  3. Transitional outsourcing, outsourcing yang fokusnya pada pembuatan sistem baru
  4. Transformational outsourcing, outsourcing yang fokusnya pada pembangunan dan  operasional dari sistem baru


DAFTAR PUSTAKA

http://en.wikipedia.org/

http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/sia.sisteminformasi.pdf

http://www.outsource2india.com/why_india/articles/outsourcing-versus-insourcing.asp.

http://www.scribd.com/doc/39417324/Membandingkan-an-Sistem-Informasi-Secara-Outsourcing-Dan-In-Sourcing

File Pdf : insourcing,outsourcing,cosourcing.selfsourcing


Tetep ga ngerti!!!

Tetep ga ngerti!!!


Hello world!

Welcome to Blogstudent.mb.ipb.ac.id Blogs. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging!




Skip to toolbar